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Auftragsvergabe


Ablauf der Bestellung

  • Die Bedarfstelle (Lehrstuhl, zentrale Einrichtung etc.) legt das zu beauftragende Angebot ggf. zusammen mit Vergleichsangeboten (bzw. einer Erklärung, warum die Einholung von Vergleichsangeboten nicht möglich ist) dem jeweiligen Referat der Haushaltsabteilung (Vergabestelle) unter Angabe der Finanzierung (Kostenstelle etc.) zur Beauftragung vor. 
  • Nach Klärung aller finanziellen und sachlichen Einzelheiten fertigt die Vergabestelle die Bestellung aus. Der Besteller erhält einen Durchschlag des Auftrags.
  • Im Falle einer ausnahmsweise erforderlichen Direktbestellung durch eine Bedarfstelle (ohne aktive Beteiligung der Haushaltsabteilung) sind die zuständigen Mitarbeiter der Vergabestelle hiervon vorher zu unterrichten. Dabei sind jedoch ebenfalls die Regeln des Vergabe- und Haushaltsrechts einzuhalten.
  • Nach Erhalt einer Lieferung oder Leistung ist von der Bedarfstelle der in der Regel beiliegende Lieferschein und/oder die Rechnung unverzüglich unterzeichnet (Die Richtigkeit der Lieferung bzw. Arbeitsleistung wird bescheinigt: / Datum / Unterschrift) der Vergabestelle zu übermitteln. Diese Form der Bestätigung der Lieferung ist Voraussetzung für eine zügige und sachgerechte Rechnungsbearbeitung um insbesondere auch fristgerecht Skontoabzüge vornehmen zu können.
  • Informationen zum notwendigen Inhalt einer Rechnung finden Sie hier.

Onlineshops

Eine Bestellung bei Onlineshops ist seitens der Haushaltsabteilung nur dann möglich, wenn dort eine schriftliche Bestellung möglich ist und diese auf Rechnung liefern.
In begründeten Ausnahmefällen (wenn z.B. Vorauskasse verlangt wird oder eine Lieferung auf Rechnung nicht möglich ist) kann nach vorheriger Absprache mit der Haushaltsabteilung den Kauf privat abgewickelt und eine Kostenerstattung beantragt werden.

Allgemeine Grundsätze für die Auftragsvergabe

  • Der Zuschlag soll dem insgesamt wirtschaftlichsten Angebot erteilt werden. Dazu ist die Nutzen-Kosten-Relation in ihrer Gesamtheit, auch unter Einbeziehung der qualitativen Unterschiede und eines eventuell anfallenden personellen Betriebsaufwandes zu beurteilen. Der Angebotspreis allein ist nicht entscheidend. Die Entscheidungskriterien für die Erteilung eines Auftrags sind in solchen Fällen schriftlich festzuhalten (Dokumentation der Vergabe).
  • Die Auftragserteilung ist nur möglich, wenn eine konkrete Finanzierungsquelle angegeben wird.
  • Ausgewählte Produkte müssen die jeweils aktuellen Sicherheits- und Produktstandards erfüllen.
  • Auch wenn keine öffentliche Ausschreibung erfolgen muss, sind regelmäßig auch kleinere und mittlere Unternehmen in angemessenem Umfang zur Angebotsabgabe aufzufordern. Dabei soll unter den Bewerbern möglichst gewechselt werden.
  • Über einem Auftragswert von 5.000 € kann man sich an das Auftragsberatungszentrum Bayern e.V., Orleansstr. 10-12,. 81669 München (Tel. 089/51 16 172, www.abz-bayern.de) wenden, um sich ggf. geeignete Firmen benennen zu lassen. Ab einem Auftragswert von 10.000 Euro soll dieses Auftragsberatungszentrum um geeignete Firmenadressen gebeten werden. In jedem Fall sind dann die benannten Firmen zur Angebotsabgabe aufzufordern.
  • Etwaige Gesichtspunkte des Umweltschutzes einschließlich der Abfallvermeidung und Abfallverwertung müssen bei Beschaffungen berücksichtigt werden.

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